BUKU 3
MANAGEMEN APOTEK
KIMIA FARMA NO. 53 MALANG
DISUSUN OLEH :
MUSRIFANIA HANNA RUNTIKA
NILA CHOIRUN NISAH
NOVI WULANDARI
MIFTAHUL JANNAH
MAHARANI
RATIH MEI HENDRA PAHLEVI
NOVITA EKA JALASETIYA
SMK FARMASI JAYANEGARA LAWANG
TAHUN PELAJARAN
2011-2012
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KELOMPOK
MANAGEMENT APOTEK KIMIA FARMA NO. 53
JL. KAWI NO. 22 A MALANG
MENGETAHUI MENGETAHUI
PEMBIMBING PEMBIMBING SEKOLAH
(Andy Iswantoro S.Si, Apt) (Siti Nur Asiyah S.Farm, Apt)
i
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan praktek kerja lapangan di Apotek “ KIMIA FARMA NO.53 Jl. Kawi No.22 Malang.
Dengan awal pengetahuan dan kemampuan yang sangat terbatas, serta dengan adanya bimbingan dari berbagai pihak, kami bisa memperoleh tambahan ilmu. Kami menyadari laporan ini mungkin tidak sempurna, tanpa adanya dukungan dan masukan dari berbagai pihak.
Maka pada kesempatan ini kami menyampaikan terimakasih yang sebesar-besar nya kepada :
- Bapak Soemarjono,S.pd.,S.H.,M.pd. selaku kepala sekolah menengah kejuruan farmasi “JAYA NEGARA” Lawang yang telah memberi kesempatan kepada kami untuk melaksanakan praktek kerja lapangan di apotek “KIMIA FARMA NO.53” Malang.
- Ibu Siti Nur Asiyah S.Farm, Apt. selaku pembimbing sekolah beserta tim guru produktif SMK Farmasi Jayanegara Lawang.
- Bapak Drs. Andy Iswantoro S.Si, Apt. selaku apoteker pengelola apotek, beserta asisten apoteker serta seluruh karyawan di apotek “ KIMIA FARMA NO.53” malang, yang telah banyak membantu dan senantiasa memberi bimbingan untuk kami selama di apotek.
- Beserta semua pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan laporan ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.
Kami sangat bersyukur kepada semua pihak yang senantiasa membantu memberikan banyak bimbingan di Apotek “ KIMIA FARMA NO.53” Malang ini. Sehingga kami dapat menyusun laporan Menegement “ KIMIA FARMA NO.53” Malang.
Kami yakin dalam laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, baik dalam penulisan maupun penyajiannya. Untuk itu kami mengharap kritik dan saran yang bersaifat membangun. Atas segala perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Malang, 22 Agustus 2011
Penyusun
ii
Daftar Isi
Lembar Pengesahan……………………………………………………………………. i
Kata Pengantar…………………………………………………………………………. ii
Daftar Isi……………………………………………………………………………...... iii
Bab I Pendahuluan
- Denah Apotek………………………………………………………….….. 1
- Sarana Apotek ………………………………………………………….. 2
- Struktur Organisasi di Apotek………………………………………....….. 3
Bab II Pengadaan dan Penyimpanan di Apotek
2.1 Standar Prosedur Operasional Alur Pengadaan Obat dan Alkes……..…….. 4
2.2 Standar Prosedur Operasional Alur Penyimpanan Obat dan Alkes……........ 6
Bab III Pelayanan Apotek
3.1 Standar Prosedur Operasional Alur Pelayanan Resep……………………... 7
3.2 Standar Prosedur Operasional Alur Pelayanan Non Resep………………... 8
Bab IV Dokumentasi di Apotek
4.1 Laporan Narkotika dan Psikotropika……………………………………... 10
4.2 Pemusnahan Obat……………………………………………………….... 11
4.3 Kartu Stok, Buku Defecta, Surat Pesanan………………………………... 12
Bab V Penutup
5.1 Kesimpulan……………………………………………………………… 16
5.2 Saran………………………………………………………………… …..16
Bab VI Lampiran…………………………………………………………………... ..17
iii
Bab I : Sarana Prasarana
1.1 Denah Apotek Kimia Farma 53 Jl, Kawi No. 22A Malang
Keterangan :
- HV (Obat bebas, Obat Bebas Terbatas, First Aid, Food-drink-snack)
- Meja Pelayanan
- Meja Etiket dan copy resep
- Rak obat -> a. Rak salep, loss, eye drop.
b. Rak sirup, drop, stok obat keras, obat narkotik
c. Rak obat fast moving
d. Rak obat keras dalam resep
e. Rak obat keras dalam resep
f. Rak obat Antibiotik dan generic
- Meja Racik
- Gudang
1
1.2 Sarana Apotek
Komputer : 3 set
Telepon : 2 buah
Kulkas : 2 buah
Kalkulator : 4 buah
Kursi : 8 buah
Tempat Sampah : 2 buah
Wastafel : 2 buah
Rak Etiket : 2 buah
Jam Dinding : 1 buah
Lampu : 37 buah
Gunting : 5 buah
Ayakan : 6 buah
Kuas : 2 buah
Timbangan : 1 buah
Blender : 1 buah
Mortir : 2 buah
Stemper : 2 buah
Dispenser : 1 buah
Mesin Perekat : 1 buah
2
- Struktur Organisasi di Apotek
Gambar: Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 53 Jl Kawi No.22
3
BAB 2
Pengadaan dan Penyimpanan di Apotek
2.1 Standart Prosedur Operasional Alur Pengadaan Obat dan Alkes
Adapun alur pengadaan obat dan alkes di apotek Kimia Farma No.53 adalah :
- BPBA
Apabila memesan pareto A dan B, maka apotek membuat BPBA (bon permintaan barang apotek) yang telah disetujui oleh Asisten Apoteker. BPBA ini berfungsi sebagai surat pesanan (SP) dari apotek pemesan yang di kirim ke BM (Bisnis Managemen). BPBA tersebut di kirim ke gudang administrator BM, sedangkan bisnis managemen di kota Malang adalah KIMIA FARMA NO. 36 Ijen. Alur pengadaan barang ini juga dapat di kirim melalui fax. Setelah barang di pesan dan datang ke gudang KIMIA FARMA NO.36 Ijen maka barang akan dikirim melalui distributor- distributor Kimia Farma dan penyerahannya disertai tanda bukti berupa cetakan dari komputer.
- PBF
Apabila pemesanan bersifat mandadak pada obat golongan pareto C maka Kimia Farma no.53 dapat melakukan pemesanan langsung ke PBF, tapi apotek pemesan harus tetap menggunakan nama apotek administrasi dan tagihannya pun juga di alamatkan ke apotek administrasi.
Cara pemilihan PBF yang baik adalah :
- Karena bersifat mendadak maka PBF yang di butuhkan adalah PBF yang mengirim pesanan dengan waktu yang relatif singkat.
- PBF harus memiliki kualitas pelayanan yang berkualitas.
- PBF yang memberi diskon yang cukup besar.
- Barang pesanan dapat dibayar secara kredit.
- Apotek Kimia Farma lain
Setiap apotek Kimia Farma memiliki laporan nempil ke apotek Kimia Farma lain. Hal tersebut digunakan untuk sediaan obat yang bersifat segera. Terlebih apabila pemsanan di lakukan dengan apotek Kimia Farma yang paling dekat dengan apotek pemesan. Dalam prosedur pemesanan ini tidak di berlakukan pembayaran secara langsung tetapi semua data pemesanan tetap disimpan pada setiap apotek yang di pesan maupun yang memesan.
4
PENGADAAN PSIKOTROPIKA
Pengadaan obat psikotropika termasuk surat pesanan (SP) di buat rangkap dua. Surat pesanan tersebut dikirim ke Pedagang Besar Farmasi apabila sudah mendapat persetujuan dari apoteker. Aturan pemesanan psikotropika sama dengan pemesanan obat lain yaitu dalam setiap satu Surat Pesanan boleh memesan beberapa macam obat psikotropika.
PENGADAAN NARKOTIKA
Berbeda halnya dengan psikotropika, narkotika memiliki surat pemesanan khusus yaitu surat pesanan (SP) di buat rangkap empat. Apabila sudah di tandatangani oleh apoteker maka SP dikirim ke Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma sebagai alat distributor resmi untuk pemesanan sediaan obat narkotika. Surat pesanan pada lembar ke I dan lembar ke II dikirim ke Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma, pada lembar ke III diberikan ke administrator, sedangkan pada lembar ke IV digunakan untuk arsip apotek pemesan. Dalam hal ini satu surat pesanan hanya boleh di tulis satu pesanan jenis obat narkotika.
5
- Standart Prosedur Operasional Alur Penyimpanan Obat dan Alkes
Obat yang datang dengan pareto A dan B itu berupa dropping bersama barang-barang yang diterima oleh asisten apoteker beserta pemberian tandatangan oleh asisten apoteker, kemudian di entry pada penerimaan obat di Apotek.
Setelah obat di kirim kemudian di lakukan pemeriksaan oleh apotek pemesan meliputi nama obat, bentuk sediaan, jumlah obat dan tanggal kadaluarsa. Kemudian faktur di tandatangani oleh Asisten Apoteker penerima. Faktur asli di kembalikan ke gudang administrator untuk digunakan sebagai arsip gudangsedangkan salinan faktur digunakan sebagai arsip di apotek penerima.
Penyimpanan bertujuan agar obat tidak mudah rusak dan agar mudah di pantau pengeluarannya. Penyimpanan obat di Kimia Farma No.53 disusun berdasarkan huruf alfabetis, hal tersebut disesuaikan dengan bentuk sediaan misalnya :
- Produk paten atau obat dagang
- Produk obat generik
- Produk obat fast moving
- Produk obat slow moving
- Produk obat antibiotik
- Produk obat sediaan syrup, cream, saleb, drop, ointment dan alkes
- Produk obat yang harus disimpan di lemari es (suppositoria,lacto-b,dll)
- Produk obat narkotika dan psikotropika
Adapun syarat penyimpanan narkotika dan psikotropika adalah :
- Harus terbuat dari bahan kayu
- Memiliki lebih dari dua pintu
- Memiliki kunci lebih dari satu
Penyimpanan obat diatas sering disebut penataan obat secara etikal. Selain itu ada pula produk obat yang sengaja untuk dipajang atau didisplay penyimpanannya. Layout ini di upayakan harus indah, nyaman serta memudahkan pelanggan untuk mendapatkan barang yang dicari. Metode penyimpanan yang di lakukan oleh swalayan adalah :
- Pengelompokan dan klasifikasi barang disusun berdasarkan bentuk sediaan dan khasiat obat
- Menonjolkan barang yang kuat di pasaran
- Barang-barang yang frekuensinya lumayan tinggi di letakkan pada tempat yang paling mudah di lihat pelanggan
- Selalu memperhatikan barang yang bersifat impulse buying (percepatan balik modal)
Tujuan diadakannya swalayan ini adalah :
- Sebagai petunjuk barang
- Alokasi tempat bagi setiap produk karena penting untuk menentukan efisiansi dan tidaknya pelayanan
- Akan lebih meningkatkan impulse buying
6
BAB 3
Pelayanan Apotek
3.1 Standar Prosedur Operasional Alur Pelayanan Resep
Lima langkah prosedur pelayanan resep yang wajib ditaati dalam menjalankan pelayanan resep di Apotek Kimia Farma No.53 yaitu :
Langkah I : Penerimaan Resep
Dilakukan pengecekan keabsahan resep terlebih dahulu meliputi :
- Nama, alamat, nomor, SIP dokter, paraf atau tanda tangan dokter.
- Tanggal penulisan resep
- Nama obat, dosis, aturan pakai dan jumlah
- Pemberian nomer resep dan penetapan harga serta pemeriksaan ketersediaan obat
Langkah II : Perjanjian dan Pelayanan Resep
- Pengambilan obat semua atau sebagian oleh pasien atau keluarga pasien
- Ada atau tidaknya penggantian obat atas persetujuan dokter atau pasien
- Pembayaran resep yang dibeli (resep di stempel lunas)
- Pembuatan kwitansi dan copy resep (bila perlu)
Langkah III : Peracikan
- Pengambilan obat
- Penyiapan etiket dan penandaan obat serta kemasan
- Peracikan obat (perhitungan dosis, penimbangan, pencampuran dan pengemasan)
- Penyajian hasil akhir racikan
Langkah IV : Pemeriksaan akhir
- Kesesuaian hasil racikan dengan resep (nomer resep, nama obat, bentuk sediaan, dosis, aturan pakai, jumlah obat, nama pasien, umur dan alamat pasien)
- Kesesuaian copy resep dengan resep asli
- Kebenaran kwitansi
Langkah V : Penyerahan Obat, Kwitansi dan Copy Resep
- Penyerahan obat kepada pasien disertai dengan komunikasi, informasi dan edukasi (KIE) yang meliputi penjelasan tentang cara pemakaian dan cara penyimpanan, khasiat obat, efek samping, dan kontra indikasi (bila perlu)
- Tanda terima obat bila obat tersebut merupakan permintaan dokter.
7
Resep yang telah dilayani dipisahkan berdasarkan golongannya yaitu resep yang mengandung narkotika diberi tanda garis merah, sedangkan psikotropika di beri tanda garis biru untuk mempermudah dalam pengecekan dan pelaporan. Setiap resep yang masuk di analisa keabsahannya. Hal ini juga mengantisipasi apabila ada pemalsuan dalam penulisan resep. Selain itu setiap bulan jumlah lembar resep yang mengandung generik berlogo dihitung. Resep tersebut dihitung berdasarkan nomor urut dan urutan tanggalnya.
- Standar Prosedur Operasional Alur Pelayanan Non Resep
Pelayanan obat tanpa resep merupakan pelayanan kepada pelanggan apotek yang ingin melakukukan pengobatan sendiri atau swamedikasi. Swamedikasi dilakukan tanpa perlu periksa ke dokter, klinik, rumah sakit atau sejenisnya untuk mendapatkan resep dokter. Obat-obatan apotek yang dapat dibeli tanpa resep dokter meliputi obat wajib apotek (OWA), obat bebas terbatas (OBT) dan obat bebas (OB).
- Penjualan Obat Bebas dan Bebas Terbatas
Pelayanan obat tanpa resep dokter merupakan salah satu pelayanan yang penting di apotek sehubungan dengan perkembangan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada asuhan kefarmasian dan aspek terkait dengan kepuasan pelanggan. Faktor penting dalam swamedikasi ini adalah pelanggan/pembeli mengemukakan keluhan atau gejala penyakit, kemudian Apoteker / Asisten Apoteker menginterprestasikan penyakitnya dan memilihkan alternatif obatnya atau menyerahkan ke pelayanan kesehatan lain.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menunjang swamedikasi ini adalah kemampuan apoteker untuk melakukan komunikasi kepada pelanggan/pembeli obat serta kemampuan memberikan informasi dan edukasi. Selain itu pemahaman terhadap peraturan perundangan terkait dengan batasan pemberian OWA kepada pelanggan/pembeli juga perlu diperhatikan. Penjualan obat bebas (tanpa resep) ini meliputi obat-obat bebas, obat bebas terbatas , obat wajib apotek, kosmetika, alat kesehatan, dan barang-barang lain yang dijual apotek. Menurut peraturan Menteri Kesehatan No. 919/Menkes/Per/X/1993 Pasal 2 tentang kriteria obat yang dapat diserahkan tanpa resep dokter :
- Tidak dikontraindikasikan untuk penggunaan pada wanita hamil, anak-anak dibawah usia 2 tahun dan orang tua diatas usia 65 tahun
- Pengobatan sendiri dengan obat yang dimaksud tidak memberikan resiko pada kelanjutan penyakit
- Penggunaannya tidak menggunakan cara dan alat khusus yang harus dilakukan oleh tenaga kesehatan
- Penggunaanya diperoleh untuk penyakit yang frekuensinya tinggi di Indonesia
- Obat yang dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat dipertanggung jawabkan.
8
Kriteria diatas didasarkan untuk meningkatkan kemampuan masyarakat dalam menolong dirinya sendiri secara tepat, aman, dan rasional guna mengatasi masalah kesehatan. Obat-obat bebas disimpan di etalase dan disusun berdasarkan farmakologis dan alfabetis. Penjualan obat bebas dan obat bebas terbata disertai dengan memberikan informasi yang diperlukan dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
- Penjualan Obat Wajib Apotek
OWA yang dibeerikan dalam jumlah tertentu. OWA telah ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Menkes No. 347/Menkes /SK/VII/1990 untuk OWA 1. Peraturan Menkes No. 924/Menkes/Per/X/1993 untuk OWA 2 dan surat keputusan Menkes No. 1176/Menkes/SK/X/1999 untuk OWA 3, bahwa OWA adalah obat keras tertentu yang boleh diserahkan oleh apoteker kepada pasien di apotek tanpa resep dokter.
Persyaratan yang diwajibkan adalah :
- Memenuhi ketentuan dan batasan tiap jumlah obat per pasien yang disebutkan dalam obat OWA yang bersangkutan.
- Membuat catatan pasien serta obat yang telah diserahkan.
- Memberikan informasi meliputi dosis dan aturan pakainya, kontra indikasinya, efek samping dan lain-lain yang perlu diperhatikan oleh pasien. OWA terdiri dari obat kelas terapi oral kontrasepsi (pil KB), obat saluran cerna (obat magh), obat mulut serta tenggorokan, obat saluran nafas (obat asma), obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular, anti parasit dan obat kulit topikal. Obat Bebas yaitu berlogo hijau dan Obat Bebas Terbatas yaitu obat yang berlogo biru.
9
BAB 4
DOKUMENTASI DI APOTEK
4.1 Laporan Narkotika dan Psiokotropika
Narkotika dan psikotropika yang berada dalam penguasaan importir, exportir, pabrik obat, PBF, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter, dan lembaga ilmu pengetahuan wajib membuat, menyampaikan dan penyimpan laporan berkala, pemasukan dan atau pengeluaran obat narkotika dan psikotropika.
Untuk pencatatan obat golongan narkotika dan psikotropika dibuat lebih rinci yaitu pada saat menerima resep harus ditanyakan nama dan alamat pasien yang selanjutnya digunakan untuk pembuatan Laporan Penggunaan Narkotika dan Psikotropika .
Pelaporan narkotika dilakukan oleh Apoteker sebagai pimpinan apotek selambat-lambatnya pada tanggal sepuluh setiap bulannya. Laporan narkotika ditujukan kepada Departemen Kesehatan Daerah
Tingkat II (Surabaya) dengan tembusan kepada :
- Kepala Dinas Badan Pengawasan Obat dan Makanan setempat (Surabaya)
- Kepala Dinas Kesehatan Tingkat Provinsi (Surabaya)
- Dinas Kesehatan Kota Madya Malang
- Sebagai arsip apotek itu sendiri
Dokumentasi obat golongan narkotika sudah diseragamkan oleh Dinas Kesehatan pusat dengan format standart narkotika dan psikotropika diseluruh apotek di Indonesia dan pengiriman laporan untuk Dinas Kesehatan dilakukan lewat email.
10
- Pemusnahan obat narkotika dan psikotropika
Pemusnahan obat narkotika dan psikotropika dilakukan apabila :
- Diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi
- Sudah kadaluarsa
- Tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan
- Berkaitan dengan tindak pidana
Pemusnahan obat narkotika dan psikotropika dilaksanakan oleh orang atau badan yang bertanggung jawab atas produksi dan peredaran obat yang disaksikan oleh pejabat yang berwenang dan
membuat Berita Acara Pemusnahan yang memuat antara lain :
- Hari, tanggal, bulan dan tahun
- Nama pemegang izin khusus (APA atau Dokter)
- Nama saksi (1 orang dari pemerintah dan 1 orang dari baan atau instansi yang bersangkutan)
- Nama dan jumlah obat narkotika dan psikotropika yang akan dimusnahkan
- Cara pemusnahan (obat-obat yang berbentuk tablet di rendam dalam air kemudian di tumbuk dan atau dikubur supaya tidak mencemari lingkungan)
- Tanda tangan penanggung jawab apotek atau pemegang izin khusus atau dokter pemilik obat narkotika dan psikotropika
11
Bab 5
Penutup
- Kesimpulan
Dari hasil peraktek kerja lapangan kami di apotek KIMIA FARMA NO.53 dapat disimpulkan sebagai berikut :
- Apotek KIMIA FARMA NO.53 sebagai salah satu pelayanan kesehatan masyarakat serta merupakan suatu tempat pengabdian profesi dan memiliki fungsi pelayanan kesehatan (non profit oriented), bisnis (profit oriented), dan pendidikan (education ).
- Pengadaan Obat dan Alkes Apotek melalui BM dengan menyertakan BPBA (bon permintaan barang Apotek), PBF (pedagang besar farmasi) memesan barang melalui telepon di BM obat yang di pesan tersebut merupakan obat golongan pareto C dan dapat pula melalui Apotek KIMIA FARMA lain. Sedangkan pemesanan narkotika menggunakan SP (surat pesanan) rangkap empat. Surat pesanan narkotika lembar satu dan dua di kirim ke PBF KIMIA FARMA, lembar tiga di berikan ke Apotek administrator dan lembar empat untuk arsip apotek. Untuk psikotropika di buat rangkap dua dan di tandatangani oleh Apoteker, kemudian di kirim ke PBF yang ditunjuk.
- Penyimpanan Obat dan Alkes disusun berdasarkan alfabetis dan disesuaikan dengan kebutuhan. Penyimpanan ini dilakukan dengan baik, sehingga barang tidak mengalami perubahan fisik. Selalu di lakukan kontrol terhadap jumlah persediaan barang yang dilihat melalui kartu stock untuk menghindari terjadinya kekurangan atau kelebihan barang.
- Pelaksanaan pelayanan obat ada tiga yaitu :
- Pelayanan dengan resep
- Pelayanan tanpa resep ( non resep )
- Pelayana resep secara kredit
- Saran :
Setelah melaksanakan Peraktek Kerja Lapangan di Apotek KIMIA FARMA NO.53 ada beberapa hal yang dapat dijadikan saran demi kemajuan Apotek yaitu, sebagai berikut :
- Barang-barang di HV yang hampir expired harus segera di pisahkan supaya konsumen tidak enggan untuk membelinya.
- HV harus sering di bersihkan supaya tidak terlalu kotor atau berdebu.
12
